公文管理制度（试行）

为促进学校公文办理程序的规范化、科学化、制度化，提高公文办理工作的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》和有关规定，制定本制度。

一、收文管理

（一）收文归口

凡主送学校的公文（含各科室领取的业务性文件）由办公室统一登记，按程序分类批阅办理后原件存档案室，各科室留复印件。

详见<公文处理流程>“公文批转”（见附件）。

（二）传递形式

办公室提出拟办意见，报送校领导批示后，按照批示要求交相关科室办理。凡涉及两个以上科室的，由主办牵头科室负责联络、汇总、协调办理。

1.对需学校提出意见、建议上报的，牵头科室将办理建议报学校主要负责人或分管领导审签意见后，交办公室盖章登记后及时报送。

2.具有保密性质或长期保存价值的公文，分送校领导和相关科室阅办后，由校办档案室归档。

（三）传递时限

收到公文一般应在五个工作日内办结；紧急公文，随到随办；有办理时限要求的，应按规定时间办结。重大事项，经校领导批准后，可适当延期，但不超过10个工作日。对于复杂问题，不能在规定时限内作出答复的，由校主要负责人或分管领导视情况督办，主办科室应联系来文单位，讲明原因，取得谅解。

（四）公文督办与检查

办公室应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办科室要密切配合，按时完成交办事项。

（五）公文安全与保密

公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。办公室要跟踪公文的传递，严防文件泄密与丢失。

二、发文管理

（一）归口管理

凡以学校名义发出的各类公文，均由办公室统一归口管理。各科室只在校内发布业务通知，除证明、说明性事务外，一般不对外行文（含函件）。

（二）行文程序

以“运艺字”“运艺函”发文和上行文按下列程序进行：

主办科室拟稿填<发文卡>或<发函卡>→主办科室、分管校领导核稿、办公室文字审核→校长签发→办公室登记文号→拟稿科室校对复核→办公室缮印、盖章→拟稿科室封发→办公室归档。

（三）行文规则

1．拟稿审批规定。发文（含联合发文）拟稿需填写《运城市文化艺术学校发文卡》《运城市文化艺术学校发函卡》，有关栏目必须逐项填写清楚，经相关领导审签后方可行文。

2．文件在送主管领导签发之前，拟稿科室要做好核稿工作，对公文内容、政策依据、文字、种类、格式等方面认真进行审核和检查。

3．行文签发规定。凡以学校名义的行文，由校长签发。

4．文件拟稿。应用钢笔誉写清楚或使用打印件，标点符号要准确，核对要认真负责，做到正确无误。  5．做好发文登记工作。凡学校发出的文件、通知、材料等一律经办公室登记后按分发范围和时间要求及时准确发出，做到不错发、不重发、不漏发。凡以学校名义行文的原始材料，交校办档案室存档。

6．编号和用印。办公室对公文、公函按成文时间先后统一编号。用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、以及超出规定份数的文件不得盖印。用印严格按照《运城市文化艺术学校公章管理制度（试行）》执行。

7．发文范围规定。由办公室或主办科室根据发文范围，将文件分发给校领导及相关科室，相关科室负责人组织本科室人员进行学习贯彻并及时落实办理。

8．行文归档规定。所有发文均应归档。凡以学校名义正式文件、公函等有关材料的原稿（含发文卡）及正式文件二份交由办公室档案室存档。

9．行文格式。所有发文文件要以A4纸为标准。

（1）正标题：2号小标宋；发文字号：3号仿宋体；主送机关：3号仿宋体；正文：3号仿宋体；大标题：3号黑体；小标题：3号楷体，段落行距固定值33磅。如有签发人则签发人三字用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。

（2）文中结构层次序数依次用“一”、“（一）”、“1.”、（1）标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三、四层用仿宋体字标注。

（3）成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位。

（4）所有发文文件最后要标明抄报单位、抄送单位(上级用抄报,平行单位用抄送)。

（5）除有特殊要求外，文件一般应双面印刷。

三、传阅管理

（一）各类来文由办公室组织传阅（党务纪检类除外）。收到文件后由机要员按规定核分并准确无误填写《运城市文化艺术学校公文承办卡》，经办公室主任统一签署拟阅意见，于当日送校长阅示，并按批示意见分送校领导或负责部门传阅或办理。

（二）各校领导、科室在传阅文件时，必须认真学习、领会文件精神，并严格加以贯彻执行。

（三）校领导、科室阅件后，应在《公文承办卡》上签字以示阅过。文件原则上按序传阅，一般阅文时间为半天；若阅件期满后，领导不能及时阅签的由办公室主任同意后，文件可先由其他领导传阅。

（四）校领导在《公文承办卡》上所批示的意见，办公室应及时处理；需分送相关承办科室阅办的文件，办公室及时送达并负责督办。办公室须及时回收各类文件原件，因工作需要必需复印的，按保密规定办理。

（五）密级文件严格执行保密管理规定，要求各校领导必须在办公室阅文。密级文件阅文时不得在原文上划线涂改、复印，也不得拍照或以其它方式复制；阅完后应及时返还机要员。

（六）公文传阅由机要员负责，严格按照密级文件阅文范围和主要领导确定的传阅范围进行传阅。阅文者须保证文件的完整，不得随意抽取文件。阅文结束如因工作需要借阅，必须到办公室办理借阅手续，用完要立即归还。

（七）办公室要加强各类文件管理。建立文件收文、传阅、借阅、归档等制度，明确专人负责管理。文件管理人要做到严格执行工作规定，认真做好登记并全程掌握文件的去向，保证文件安全。办理完毕的文件按相关规定分类归档。

（八）文件传阅管理必须严格执行国家保密法律法规及公文管理规定，出现失职失责或泄密、违规等事项的由办公室牵头查证，如情况属实，按程序予以追责；涉嫌违法违纪的，交由相关部门处理。

本制度自2018年9月1日起试行，由办公室负责解释。