档案管理办法（试 行）

运艺字〔2019〕8号

档案管理办法

（试 行）

第一章 总 则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指建校以来从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录资料，它是学校的宝贵财富，由学校综合档案室统一保管。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作之一，应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 学校档案记录和反映学校建立、建设和发展的历史过程，是学校教职员工的劳动成果，是评价学校教学质量、科研成果、考核教师、专业人员，衡量学校管理水平以及编写校史的重要依据，具有重要的凭证作用和参考价值。

第二章 机构设置和管理体制

第五条 学校设立档案工作委员会，由校长任主任，分管档案工作校领导任副主任，成员为各科室分管档案工作负责人。各科室应明确一位负责人分管本科室的档案工作，并设有专（兼）职档案人员。

第六条 综合档案室隶属学校办公室管理，是学校档案工作的职能部门，又是保存和提供学校档案资料的专门机构，负责学校各类档案的接收、管理和利用工作。

学校逐步建立符合要求的档案库房和管理设施。

第七条 综合档案室主要职责

（一）宣传贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，完成上级主管部门和学校下达的档案工作任务。

（二）负责协调全校档案工作，加强档案工作的规范化，标准化建设，提高信息化管理水平。

（三）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

（四）负责接收征集、整理、分类、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

（五）开展学校档案工作人员业务培训，指导各科室档案工作。

（六）维护档案完整和安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，确保档案实体安全和档案内容的保密安全。

（七）开展档案利用工作，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，提供利用档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。

（八）其它法律法法规规定应承担的职责。

第三章 工作人员和设备

第八条 学校根据本校档案工作的实际情况配备相应数量的专（兼）职档案人员，保持档案工作人员队伍相对稳定。

第九条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具有一定档案业务知识。学校为档案工作人员学习业务知识提供支持。

第十条 学校遵循档案安全保管、方便利用、有利发展的原则，为档案室提供专用、符合标准的档案库房。

第十一条 学校有计划地为档案室配备扫描仪、打印机、复印机、电脑、空调等必要的设备，逐步实现档案管理现代化，落实档案保护措施。

第四章 收集、整理和归档

第十二条 学校建立和不断完善归档制度，将其纳入教学、行政、党务、纪检等管理人员职责范围，逐步做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十三条 学校各科室应做到各项工作和档案工作实行同

步管理，在布置、检查、验收、总结工作的同时，也要布置、检查、验收和总结档案工作。

第十四条 学校各科室专（兼）职档案员应按文件材料形成的规律，加以系统整理，编排页号和件号，填写归档文件目录；档案室负责指导检查，合格后方可向档案室移交。

第十五条 文件材料归档范围

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委的会议文件、会议记录、会议纪要；各党支部的工作计划、总结；上级机关针对学校党群管理工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理、人事管理、编制管理等方面的材料。

（三）教学类：主要包括教学管理、教科研、专业建设、教材建设、实习实训等教学活动中形成的文件材料。

（四）学生类：各类招生、录取、专业调整、转（退）学资料、学籍档案、班级花名册、毕业证验印册、毕业派遣花名册,学生奖惩记录,学生奖助学金评比发放记录,学生社团及文化活动记录等。

（五）基建类：主要包括在工程的设计、施工、工程管理、竣工等环节的文件材料，重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图全套图纸。

（六）财会类：主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。

（七）设备类：主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、 开箱验收、安装调试、运行维护等文件材料，特别是高价值和专项仪器设备项目各环节形成的文件材料，包括全套随机技术文件。

（八）声像类：主要包括学校科室重要工作及重大活动形成的文字、图片、视频等材料，以及学校召开的各种会议，领导来校、学生活动等形成的载体资料。

（九）出版类：主要包括本校编辑出版的各类刊物，校本教材、校史资料等。

（十）实物类:学校及各科室、个人荣获市级以上表彰奖励获得的锦旗、奖杯、荣誉证书、牌匾以及校级交流的赠品和校庆活动期间形成的各类实物。

第十六条 归档的文件材料应符合有关规定和标准要求。

第十七条 归档时间和档案移交手续

（一）归档时间

1．一般档案按自然年度整理，于次年6月底前归档。

2．教学业务档案按学年度整理，应在次年寒假前归档。

3．项目建设及基建工程应在鉴定、竣工后的3个月内归档。

4．会计档案在会计年度终了后，由财务科保管3年，期满后在次年6月底前归档。

（二）档案移交接受手续

档案室接收档案时，首先要检查案件质量，符合要求后，方可组件（卷）。移交时档案室人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。

第十八条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一时间移交学校档案室集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

第五章 档案管理

第十九条 综合档案室按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理分类、编号和排列，库房应具有档案资料存放标志。

第二十条 档案室要有保护措施，健全档案的安全保密制度。切实做好防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防暴晒等工作。对已破损、字迹褪色的档案，应进行修复和复制，学校要为档案保护提供必要条件。

第二十一条 档案鉴定和销毁

（一）档案鉴定工作由分管校领导负责，档案室与档案形成科室的负责人组成鉴定小组，负责对保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定。重要档案报请上级档案业务主管部门鉴定。

（二）需要销毁的档案，报请分管校领导和学校档案委员会研究批准后，方可销毁。任何单位和个人不得擅自销毁任何档案。

第二十二条 学校档案按价值确定保管期限为永久、定期。

（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校建设、历史研究有长远价值的档案，列为永久。

（二）定期：分为30年,10年。

第二十三条 档案统计与移送

档案室按要求对档案的收进、移出、案件数量、档案的利用情况进行统计，按照有关规定向上级主管部门报送或移交档案。

第六章 考核、奖励和处罚

第二十四条 各科室每年要对档案工作进行一次自检自查；学校不定期进行抽查。检查重点为：档案法规及业务知识学习贯彻情况，各科室是否认真执行有关档案工作制度，执行中存在的问题及整改措施。

第二十五条 学校定期对在档案工作中业绩突出、有重大贡献的专（兼）职档案人员，给予表扬奖励。

第二十六条 对于违法《档案法》的行为，由学校档案主管部门了解核实并提出建议，根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定程序和处理办法给予处罚。

第七章 附则

第二十七条 本办法由办公室负责解释，自印发之日起试行。

2019年4月19日